복잡한 메일함을 라벨별로 정리하자 (지메일(GMail) 정리 자동화하기) feat. chuck

읽지 않은 메일 숫자가 0으로 되어있거나, 아이폰 속 메일 어플 배지 숫자가 한두 자리 숫자로 되어있으면 참 좋겠지만, 많은 경우에는 수 백, 수 천 (혹은 수 만) 개의 숫자가 나를 반기는 경우가 허다했다.

정리되지 않은 메일함은 중요한 메일을 놓치거나, 봤던 메일을 잘 찾지 못하게 했고, 이런 경우를 몇 번 겪다보니 메일을 정리해야겠다는 생각이 들었다. 정리되지 않은 메일함은 내 정신까지 혼란스럽게 하는 것 같았다. 복잡한 방보다는 깔끔한 방이 더 나은것처럼 메일함도 정리되어있는게 좋다.

메일함 정리는 예전에도 몇 번 시도했다가 흐지부지 되었던 적이 있다. 원인을 생각해보면 한 번 정리를 시간을 들여서 해놔도 금새 새로운 메일들로 어지럽혀졌다. 이번에는 GMail에서 제공하는 자동 분류 기능으로 이를 좀 더 간편하게 관리하고자 했다.

모든 메일함이 비워진 상태에서 시작하면 좋겠지만, 그럴수는 없는 노릇이니 지금 당장 적용할 수 있는 방법이 필요해서 다음과 같이 하나씩 정리를 했다.

메일함을 정리하기 전에, 나는 메일을 어떤 목적으로 사용하는지 생각해본다.

내가 개인 메일함에서 확인하는 건 보통 구매이력, 구독하는 메일링 리스트 확인, 포지션 오퍼 메일 확인이다. 부수적으로는 광고(프로모션) 등은 중요하지는 않지만 가끔씩 확인하면 좋은 딜 정보를 얻곤했다.

구글의 지메일(GMail)은 자동으로 기본/소셜/프로모션/업데이트/포럼으로 메일을 나눠서 보여준다. 프로모션이나 업데이트, 소셜 탭에서 위의 메일들을 확인 할 수 있다. 각 탭안의 메일들은 대략적으로는 분류가 되어 있어 좋지만 각기 다른 소스에서 오는 메일들이 마구 섞여있어서 확인하기 불편했다.

예를 들어, 네이버에서 결제된 내역만 따로 보고 싶거나 할 때 매번 검색을 해야 했다.

비슷한 메일은 같은 라벨로 묶자. 단, 자동으로 묶어야 한다.

지메일에서는 '라벨'로 메일들을 묶어서 볼 수 있게하는 기능을 제공한다. 메일마다 일일이 지정할 수도 있는데, 필터 기능을 써서 메일에 라벨을 자동으로 붙이도록 할 수 있다.

우측 위 설정 > 모든설정보기 > 필터 및 차단된 주소에서 규칙을 확인할 수 있다. 이전에 지정한 적이 없다면 비어져 있다.

예를 들어 네이버 페이가 제목에 있으면 네이버 페이 라벨을 붙이도록 하거나

Apple의 결제 내역메일을 메일함에 보관하려면 다음과 같은 필터(규칙)로 자동으로 분류할 수 있다.

필터를 만드려면 검색창에 오른쪽 검색 옵션 표시로 고급 검색을 해서 만들 수 있다.

일반 검색이 아닌 고급 검색을 추천하는 이유는 오분류가 되는 문제를 막기 위함이다. 다소 복잡할 수는 있지만 한 번만 해두면 편리하다.

여러 키워드 중 한 개라도 만족하도록 하고 싶으면 아래와 같이 보낸 사람 란에 키워드 사이 OR를 넣으면 된다. (OR가 아닌 띄어쓰기를 하면 AND 조건이 되어버린다) 아래 예시는 apple 또는 iTunes가 보낸 사람 이름에 있는 경우 선택되도록 했다.
그리고 제목에 로그인 이라는 키워드가 없는 메일만 선택하게끔 키워드 앞에 -를 붙여서 넣었다.
보낸 사람 조건과 제목 조건은 AND 조건이 된다. (즉, 둘 다 만족해야 한다)

이렇게 규칙을 지정했으면 이 규칙에 맞는 메일들을 어떻게 할지 다음과 같이 행동을 지정할 수 있다. 나는 Apple용 라벨을 만들었고, 기존에 있는 메일들에도 적용하게끔 "일치하는 대화에도 필터 적용"에 체크했다.

라벨로 적용한 메일들은 이미 확인한 내용이기 때문에, 읽음 처리/보관처리를 해서 새로 온 메일이 왔을 때 해당 라벨 옆에 읽지 않은 메일 숫자를 확인할 수 있도록 했다. 이렇게 하나씩 추가하다 보면 다음과 같이 라벨 목록을 늘려갈 수 있다.

라벨은 계층 구조로 표현할 수도 있어서 폴더식으로 접어서 관리할 수 있다. 결제 관련된 것들을 자주 확인하기 때문에 이렇게 구성했다.

라벨과 필터를 만들고 사용하는 나만의 원칙은 다음과 같다.

• 가장 많이 확인하는(혹은 현재 메일함에 가장 많은) 메일들부터 규칙을 만든다.
• 한 개의 라벨은 한 가지 의미의 메일들이 모아져 있어야 한다.
• 라벨에 분류된 메일을 먼저 확인하고, 라벨에서 확인한 메일들은 보관/읽음 처리해서 받은 편지함에서는 더 이상 안 보이게 한다.
• 라벨 이외의 메일들은 받은 편지함의 기본/소셜/프로모션/업데이트/포럼 탭에서 확인하도록 한다.
• 무엇보다, 내가 꼭 확인이 필요하지 않은 메일은 수신거부로 메일함에 쌓이지 않게 한다.

추가로, 사이트에서는 가입된 회원들에게 1년에 한 번씩 개인정보 이용내역을 메일로 보내주게 되어있는데, 이런 메일을 일일이 지우기가 매우 귀찮다. 이런 경우 subject:개인정보이용 와 같은 규칙을 추가해서 라벨을 만들어주면 한 번에 확인하거나 삭제할 수 있다.

위에서는 결제내역을 예로들었지만, 업무 메일들도 작업 종류별로 나눠서 정리할 수 있다.

가장 많이 보낸 소스 간편하게 확인하고 메일들 정리하기(chuck)

그러면 가장 많은 메일이 현재 내 메일함에 어떤 것인지는 어떻게 알 수 있을까?
https://chuck.email/이라는 어플이 있는데, 보낸 사람 기준으로 메일을 묶어서 보여준다. 또한 이를 한 번에 확인하고 삭제할 수 있다.

누가 가장 많이 메일을 보냈는지 간편하게 확인할 수 있다.

더 이상 같은 소스에서 오는 메일이 불필요하다면 메일 수신거부를 하고,
확인이 필요하거나 자주 확인을 하는 경우라면 위에서 설명한 라벨과 필터를 만들어서 관리를 추천한다.